RPA – Digitalisera och effektivisera befintliga processer med snabb ROI

Du har säkert hört talas om det. Det nya “buzz word:et” i digitaliseringsdjungeln, RPA.

 

RPA är ett utav de områden vi får flest frågor och intressen kring. Är de något för oss, och i så fall hur kan det hjälpa oss att bli än mer effektiva och digitaliserade?

 

Hur RPA kan uppfattas?

 

Ohhh, jag har hört det här förut... ytterligare en auomationsteknologi som oundvikligen adderar mer komplexitet till vår (inte alltid perfekta) affärsprocesser och system. Är det vad det handlar om?

 

Vår Six Sigma och RPA-certifierade förklarar vad RPA är och varför det är en oerhört intressant teknologi för alla branscher och processer. Och hur det ska appliceras korrekt. Han ger också råd om vad man ska tänka på för att gå rätt och få rätt effekt. Sist men inte minst varför Trivalo är rätt partner för er RPA-resa.

 

Så, låt oss köra igång!

 

Vad är RPA?

 

RPA = Robotic Process Automation.

 

När vi pratar robotar, så finns det två typer:

- Fysiska robotar

- Mjukvarurobotar

 

I den här artikeln och i ämnet RPA, pratar vi mjukvarurobotar.

 

På en hög nivå så kan man förklara RPA med att det är en mjukvara som automatiserar manuella, repetitiva och tidskrävande aktiviteter som en människa utför på en dator. I många fall kan man faktiskt ersätta

 

 

en människa helt och hållet, och automatisera en hela process samtliga steg.

 

Exempel på aktiviteter/processer som kan automatiseras helt eller delvis; arbetsorderprocesser i en EAM-lösning, faktureringsprocesser ex. fakturamatchning i ett affärssystem. Men även till exempel ifyllnad av webformulär på ett intranät kan automatiseras till hög grad med RPA.

Det kraftfulla och fascinerande med RPA är att det är väldigt få processer och system som inte kan hanteras. Dvs. oavsett vilka system (unika eller standardiserade) så RPA appliceras.

Vem vill inte ha det här?

 

Implementerad korrekt, så har RPA verkligen “game-changing” potential.

 

För en genomsnittlig RPA implementation så kan ni förvänta er en ROI på 3-9 månader (i jämförelse med andra automationteknologier som BPM där det kan flera år).

 

RPA-roboten har förstås inte heller samma personalregler att ta hänsyn till utan kan jobba dygnet runt, året runt. De gör inga misstag (förutsatt att instruktionerna är korrekta).

 

En process som tidigare tagit timmar, eller dagar, kan nu bli genomförda på sekunder.

 

Påverkan på kundnöjdhet är därför påtaglig, oavsett om det är internt eller externt. Men den stora effektiviseringpotentialen ligger i att korta ner tid för tidskrävande moment.

 

 

 

Det här låter fantastiskt – Vad är haken?

 

På Trivalo bestämde vi oss för strategin att kombinera verksamhetskompetens inom service/underhåll, Six Sigma processeffektivisering tillsammans med RPA-teknologin. Vi är övertygade om att den här kombinationen är det som kommer ge våra kunder maximal effekt av RPA.

 

När företag ser RPA slogans som “Automatisera manuella, repetitiva and tidskrävande aktiviteter”, så är det lätt att hoppa på tåget och automatisera allt man komma över. Högt som lågt. Framförallt brukar det vara lätt att automatisera icke värdeadderande aktiviteter. Och det är här ”faran” ligger.

Det är absolut inget av värde (de facto negativt värde) när man bestämmer sig för att automatisera icke värdeadderande aktiviteter.

 

Innan ni initierar ert första/nästa RPA-projekt, ställa er följande frågor:

- Kommer den här aktiviteten att transformera processen positivt (eller närmare) fullständighet?

- Är denna aktivet konsekvent korrekt genomförd från start?

- Kommer er kund bry sig (eller kommer de att betala) för att detta steget genomförs?

Om du svarade nej på någon utav dessa frågor, kommer du kanske tro att det är en enkel möjlighet att applicera RPA på. I de flesta fallen så är det inte så. Dessa aktiviteter borde egentligen elimineras från processen, inte automatiseras.

 

Ett bra exempel (av många) är en fakturamatchningsprocess. En repetitiv, tidsödande och datorrelaterad aktivitet.

 

Genom att applicera processoptimering metodologi och titta uppåt i värdeflödet. Kommer du sannolikt inse att de flesta aktiviteterna I processen kan elimineras helt genom förändring i dess förberedande steg. Exempel kan vara; integrationer, standardiserade mallar eller att ta bort ostrukturerade data.

För att vara tydlig: Det kan vara flertalet möjliga förbättringar på en process. Dessa skulle helt ta bort behovet att använda RPA automation, eftersom dessa aktiviteter helt enkelt inte existerar längre!

 

 

Så, vad skulle du föredra?

- Många och onödiga (men automatiserade) aktiviteter?

 

eller....

 

- En perfekt affärsprocess där ni bara arbetar med aktiviteter som ger er värde med en effektiv exekvering?

 

Svaret på den här frågan är ganska uppenbart, eller så är jag delvis partisk (jag är en Six Sigma person in i hjärtat).

 

Men i andra änden av spektrumet, erkänner jag helt vilken otrolig effekt RPA kan ha på helt eller delvis icke värdeadderande aktiviteter. I många företag ändrar man heller inte befintliga ej perfekta processer så lätt (beroende på många olika orsaker)

 

Med RPA, korrekt implementerad, tar icke värdeadderande aktiviteter och automatiserar dessa inom några sekunder.

 

Six Sigma kan ta bort nästan alla icke värdeadderande aktiviteterna i en process, och se till att endast värdeadderande aktiviteter kvarstår. Men med RPA kan vi än snabbare och mer kostnadseffektivt få en effekt på en ej helt perfekt process.

 

Det är ett kanske ett djärvt påstående, men sensmoralen i storyn är förhoppningsvis tydlig:

 

- Fall inte I fällan att automatisera icke värdeadderande aktiviteter. Det kommer bara att addera ny komplexitet i onödan.

- Applicera processoptimering principer före ni startar med RPA-teknologin.

 

- Nycklar för framgång:

1. Ta bort icke värdeadderande aktivteter

2. Automatisera Värdeadderande aktiviteter

 

Vi definierar Icke värdeadderna aktiviteter som steg i en process som kan elimineras. Vi vet dock som sagt ovan, att vissa steg i en process (värdeadderande eller inte) kan helt enkelt inte tas bort av många olika skäl.

 

 

 

Varför Trivalo?

 

Marknaden för RPA-lösningar växer enormt. Vi har scannat marknaden och tittat på flera olika lösningar. Vi har nyligen gjort klart två strategiska partnerskap med företagen UiPath och Automation Software. Två utav de mest etablerade lösningarna på marknaden, vilka vi ser passar bra in på vårt marknadssegment.

 

Vi är certifierade RPA Program Managers, Project Managers, Business Analysts och Developers.

 

Läs mer om våra partners nedan:

 

 

 

https://www.uipath.com/

 

 

 

 

 

https://www.automationanywhere.com/

 

Faktum är att vi redan startat RPA initiativ med kunder i verkliga business case. Erfarenhet vi kan återanvända i andra kundleveranser. I några utav våra case har vi sett automatiseringspotential i en process på upp till 80%.

 

 

 

Det vill säga att kunden kommer att använda sin personal i mycket mer värdeadderande moment istället för icke värdeadderande repetitiv arbete.

 

Första steget i en “RPA-resa” är att göra en Trivalo “RPA möjlighetsanalys”. Vi har utvecklat en metod som effektivt går igenom en process och identifierar en eller flera ROI-möjligheter i er verksamhet. Och om möjligheten ligger i att processoptimera eller automatisera.

 

För att se och/eller läsa mer om detta högintressanta område, läs mer på våra partners sidor som har mycket bra konkret information. Videon nedan beskriver också en RPA-lösning på en hög nivå mycket bra:

 

youtube.com/watch?v=b3Y_Yf3oapo

 

Fortsätt dialogen med vår Sig Sigma och RPA specialist Kevin Libbos:

 

 

 

 

 

 

Kevin Libbos

Mobil: +46 73 023 9900

Kevin.libbos@trivalo.se